Das Wichtigste in Kürze
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027: Ausstellen ist Pflicht bei mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr.
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellen ist Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Geschäft.
- PDF ist keine E-Rechnung. Gültig sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
- Ausnahmen: Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch lesen und verarbeiten kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuersätze stehen dabei als Daten in der Datei, nicht nur als Text auf einer Seite.
Eine PDF-Datei, ein Foto oder ein Scan sind deshalb keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt werden. Das Umsatzsteuergesetz nennt sie „sonstige Rechnungen“.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht kommt mit dem Wachstumschancengesetz und gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Sie wird in drei Stufen eingeführt:
- Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Papier- und PDF-Rechnungen dürfen bis Ende 2026 weiter verschickt werden, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen schreiben.
- Alle Unternehmen müssen an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen ausstellen.
Wer muss E-Rechnungen ausstellen und wer nicht?
Betroffen sind Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Für Handwerksbetriebe heißt das: Sobald Sie für Bauträger, Generalunternehmer, Gewerbekunden oder andere Firmen arbeiten, brauchen Sie spätestens 2028 E-Rechnungen.
Ausgenommen vom Ausstellen sind
- Rechnungen an Privatkunden. Die Badsanierung für Familie Müller dürfen Sie weiter als PDF oder auf Papier abrechnen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Fahrausweise.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format?
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. Beide erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Software oder Viewer | Ja, wie ein normales PDF |
| Typisch für | Öffentliche Auftraggeber, Firmen mit automatischer Rechnungsprüfung | Geschäftskunden, die zusätzlich ein lesbares PDF möchten |
| Gültig als E-Rechnung | Ja | Ja, ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL |
Bei ZUGFeRD zählen rechtlich die Daten im XML-Teil. Für Aufträge der öffentlichen Hand ist die XRechnung schon seit Jahren Standard. Welches Format ein Geschäftskunde bevorzugt, fragen Sie am einfachsten direkt nach.
Checkliste: Was Betriebe jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellenLegen Sie ein E-Mail-Postfach für Rechnungen fest und sorgen Sie dafür, dass eingehende E-Rechnungen mit einer Software oder einem Viewer lesbar sind. Mechmeister liest E-Rechnungen und ZUGFeRD-PDFs direkt aus, andere PDFs und Fotos per KI.
- Umsatz 2026 prüfenLiegt er über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Sonst haben Sie bis 2028 Zeit.
- Rechnungsprogramm umstellenNutzen Sie eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD erzeugt, statt Rechnungen in Word oder Excel zu schreiben.
- Aufbewahrung klärenE-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also mit der XML-Datei. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
- Kunden und Steuerkanzlei einbindenFragen Sie Ihre Geschäftskunden nach dem gewünschten Format und stimmen Sie den Datenaustausch mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
E-Rechnungen schreiben mit Mechmeister
Mechmeister ist ein KI-Assistent für Handwerker, KMU und Mittelstand. Die Rechnung entsteht aus dem, was ohnehin schon erfasst ist: aus dem Angebot, dem Festpreis oder den gebuchten Stunden und Materialien. Nichts wird zweimal eingegeben.
XRechnung und ZUGFeRD
Jede Rechnung auf Knopfdruck als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF.
DATEV-Export
Monatlicher Export mit SKR03 oder SKR04 für Ihre Steuerkanzlei.
Belege nach DIN 5008
Briefkopf mit Logo, fortlaufende Belegnummern und ein Belegjournal.
Erst prüfen, dann senden
Senden und Drucken bleiben gesperrt, bis Sie die Rechnung freigegeben haben.
Vor dem Ausstellen prüft Mechmeister jede E-Rechnung nach den offiziellen Regeln der Norm EN 16931, bei der XRechnung zusätzlich nach den Regeln der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). ZUGFeRD-Rechnungen entstehen als PDF/A-3 im Profil EN 16931. Für öffentliche Auftraggeber tragen Sie die Leitweg-ID ein. Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen sind ebenfalls möglich.
Und in die andere Richtung: Eingehende E-Rechnungen liest Mechmeister automatisch aus und füllt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge vor. Mehr dazu unter Eingangsrechnungen auslesen.
Summen und Umsatzsteuer rechnet dabei die Software, nicht die KI. Mehr dazu, wie Angebote und Rechnungen in Mechmeister entstehen, lesen Sie unter Angebote und Rechnungen mit KI.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das Software automatisch verarbeiten kann.
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen ausstellen?
Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland ja: ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können, zum Beispiel über ein E-Mail-Postfach.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die Menschen nur mit einer passenden Software lesen können. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei: Ihr Kunde sieht ein normales PDF, seine Software liest die Daten aus. Beide gelten als E-Rechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Bis wann darf ich noch Papierrechnungen an Firmenkunden schicken?
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen verschicken, PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers. 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 müssen alle Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, abgesehen von den Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Mit einer Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. In Mechmeister entsteht die Rechnung aus Ihrem Auftrag oder Angebot und lässt sich auf Knopfdruck als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF ausgeben, dazu gibt es den monatlichen DATEV-Export für Ihre Steuerkanzlei.
Stand: 28. September 2026. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindlich für Ihren Betrieb ist die Auskunft Ihrer Steuerkanzlei.
E-Rechnungen ohne Mehraufwand
In einer Vorführung von etwa fünf Minuten sehen Sie einen ganzen Auftrag, vom ersten Satz bis zur fertigen E-Rechnung.
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