Das Problem: Rechnungen abtippen kostet jeden Monat Stunden
Die Rechnungen der Lieferanten kommen auf allen Wegen: als XRechnung, die beim Öffnen nur Programmcode zeigt, als PDF im E-Mail-Anhang oder auf Papier, das im Firmenwagen liegt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, doch Papier und PDF verschwinden deshalb nicht. Jede Rechnung von Hand in Buchhaltung oder Tabelle zu übertragen, kostet Zeit und bringt Tippfehler.
So liest Mechmeister Eingangsrechnungen aus
- Rechnung hochladenE-Rechnung (XML), PDF oder ein Foto der Papierrechnung, direkt vom Handy oder am PC, unter Eingangsrechnungen auswählen.
- Angaben werden ausgelesenE-Rechnungen und ZUGFeRD-PDFs liest Mechmeister direkt aus den enthaltenen Rechnungsdaten. Bei anderen PDFs und Fotos genügt ein Klick auf „Angaben mit KI auslesen“. Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto- und Steuerbetrag werden vorgefüllt, ein Fälligkeitsdatum wird vorgeschlagen.
- Prüfen und zuordnenMechmeister zeigt, was nicht oder unsicher erkannt wurde, und meldet, wenn Netto, Steuer und Rechnungsbetrag nicht zusammenpassen. Sie ändern bei Bedarf und wählen Kostenart und Auftrag.
- SpeichernErst jetzt wird gespeichert. Die Eingangsrechnung liegt mit ihrer Originaldatei beim Betrieb und erscheint rechtzeitig vor der Fälligkeit in Ihrer Übersicht.
Welche Rechnungen werden ausgelesen?
| Format | Was passiert |
|---|---|
| XRechnung (UBL oder CII) | Direkt aus den Rechnungsdaten ausgelesen, ohne KI |
| ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF | Direkt aus den im PDF enthaltenen Rechnungsdaten ausgelesen, ohne KI |
| Andere PDF-Rechnung | Auf Knopfdruck von der KI ausgelesen, danach geprüft |
| Foto einer Papierrechnung (JPG, PNG) | Auf Knopfdruck von der KI ausgelesen, danach geprüft |
Ausgelesen werden reguläre Rechnungen in Euro. Gutschriften, fremde Währungen und Dokumente, die keine Rechnung sind, weist Mechmeister zur Bearbeitung von Hand zurück, statt sie falsch zu übernehmen. Für die KI-Auslesung wird die Datei an das KI-Modell übermittelt, und zwar nur, wenn Sie auf den Knopf drücken. Die Auslesung ist eine Erfassungshilfe: Prüfen Sie jede Angabe vor dem Speichern, denn auch eine KI kann sich verlesen.
Rechnung auf der Baustelle? Einfach abfotografieren
Der Großhändler gibt die Rechnung mit der Ware mit, und der Zettel wandert ins Handschuhfach. Mit Mechmeister fotografieren Sie ihn gleich mit dem Handy. Die Angaben liest die KI aus, das Foto bleibt als Original bei der Eingangsrechnung, und die Kosten landen beim richtigen Auftrag.
Was danach mit der Rechnung passiert
Original sicher abgelegt
XML, PDF, JPG und PNG bis 8 MB werden mit Prüfsumme gespeichert und beim Herunterladen geprüft.
Keine Doppelten
Gleicher Lieferant und gleiche Rechnungsnummer werden als Duplikat zurückgewiesen.
Fälligkeit im Blick
Bald fällige Eingangsrechnungen stehen in der Betriebsübersicht unter „Als Nächstes erledigen“.
Nachkalkulation
Materialrechnungen fließen in die Kosten des Auftrags und in den Buchungsbericht mit Umsatz, Kosten und Gewinn.
Bezahlte Rechnungen markieren Sie mit Zahlungsdatum. Alle Ausgaben lassen sich als CSV exportieren, etwa für Ihre Steuerkanzlei.
Und die Rechnungen, die Sie selbst schreiben?
Auch ausgehende Rechnungen erstellt Mechmeister als E-Rechnung: auf Knopfdruck als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF, dazu der DATEV-Export für die Kanzlei. Was die E-Rechnungspflicht für Ihren Betrieb bedeutet, steht im Ratgeber zur E-Rechnung.
Häufige Fragen
Kann Mechmeister PDF-Rechnungen und Fotos von Rechnungen auslesen?
Ja. E-Rechnungen als XML-Datei und ZUGFeRD-PDFs liest Mechmeister direkt aus den enthaltenen Rechnungsdaten aus, ohne KI. Andere PDF-Rechnungen und Fotos von Papierrechnungen liest auf Knopfdruck die KI aus. Die Software prüft das Ergebnis und zeigt, was nicht oder unsicher erkannt wurde. Gespeichert wird erst nach Ihrer Prüfung.
Wie kann ich eine XRechnung öffnen und lesen?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die sich ohne passende Software kaum lesen lässt. In Mechmeister laden Sie die Datei unter Eingangsrechnungen hoch. Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto- und Steuerbetrag werden automatisch ausgelesen und zur Prüfung angezeigt.
Wie zuverlässig liest die KI Rechnungen aus?
Die KI liest nur ab, was auf der Rechnung steht. Mechmeister prüft danach, ob Datum und Beträge gültig sind und ob Netto, Steuer und Rechnungsbetrag zusammenpassen. Was nicht erkannt wurde, bleibt leer, und unsicher gelesene Felder werden genannt. Weil auch eine KI sich verlesen kann, prüfen Sie jede Angabe vor dem Speichern.
Was passiert, wenn eine Rechnung doppelt ankommt?
Eine Rechnung mit gleichem Lieferanten und gleicher Rechnungsnummer wird als Duplikat zurückgewiesen. So wird keine Rechnung doppelt erfasst oder bezahlt.
Kann ich Eingangsrechnungen einem Auftrag zuordnen?
Ja. Jede Eingangsrechnung bekommt eine Kostenart und auf Wunsch einen Auftrag. Materialrechnungen fließen dann in die Nachkalkulation des Auftrags und in den Buchungsbericht mit Umsatz, Kosten und Gewinn.
Nie wieder Rechnungen abtippen
In der Vorführung sehen Sie, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Mechmeister zusammenlaufen.
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