Angebote und Rechnungen mit KI schreiben

Angebot erstellen in drei Schritten

1. Stichpunkte sprechen oder tippenSagen oder schreiben Sie in ein paar Worten, was gemacht werden soll, zum Beispiel: „Bad 15 qm neu fliesen, Waschtisch montieren.“
2. Positionen prüfenMechmeister erstellt Positionen mit Menge, Einheit und Preis. Die Preise kommen aus Ihrer Preisliste, die KI formuliert nur die Texte. Jede Position bleibt änderbar, jede Ersetzung sehen Sie in der Karte.
3. Freigeben und sendenSenden und Drucken sind gesperrt, bis Sie bestätigt haben, dass Mengen und Preise geprüft sind. Die Freigabe wird mit Zeitpunkt und Empfänger protokolliert.

Beispiel: Badsanierung

So sieht ein Angebot aus, das aus einem kurzen Satz entstanden ist. Die Preise stammen aus der Preisliste des Betriebs.

Ihre Preise, nicht die der KI

Stundensätze, Material und Aufschläge kommen aus Ihrer Preisliste. Keine einzige Summe stammt aus der KI. Großhändlerpreise importieren Sie per CSV oder DATANORM 4 und übernehmen sie direkt in Angebote. Standardleistungen und Angebotstexte werden bei der Einrichtung einmal hinterlegt.

Aufmaß und Materialbedarf

Flächen, Volumen und Stückzahlen berechnen Sie mit Abzügen, etwa für Fenster und Türen. Daraus ergeben sich Materialbedarf mit Verschnitt und die Arbeitszeit. Der Rechenweg bleibt sichtbar, damit Sie jede Zahl nachvollziehen können.

Vom Angebot zur Rechnung

Nichts wird zweimal eingegeben: Was einmal im Auftrag steht, wandert weiter bis zur fertigen Rechnung. Abgerechnet wird nach Festpreis oder nach tatsächlichem Aufwand, also aus den Stunden und Materialien, die per Satz gebucht wurden. Summen und Umsatzsteuer rechnet die Software, ganz ohne KI.

• Belege nach DIN 5008 mit Briefkopf und Logo
• Fortlaufende Belegnummern und ein Belegjournal, in dem jede Nummer nachvollziehbar bleibt
• Lieferscheine mit Unterschrift und Sammelrechnung
• Wiedervorlagen, Zahlungserinnerungen und Mahnstufen mit geprüfter Zinsberechnung
• Auftragsbestätigungen, Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen
• Pflichtangaben je Rechtsform werden vor dem Druck geprüft, für 22 Rechtsformen vom Einzelunternehmen bis zur GmbH & Co. KG
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen und Reverse-Charge nach § 13b UStG werden berücksichtigt
• Rechtschreibung und Formulierungen der Leistungstexte lassen sich mit einem Klick prüfen und verbessern

E-Rechnung und DATEV

Jede Rechnung gibt es auf Knopfdruck als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF. Damit sind Sie auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet, die ab 2027 schrittweise für Rechnungen an Unternehmen gilt. Ihre Steuerkanzlei bekommt einen monatlichen DATEV-Export mit SKR03 oder SKR04. Alles zur Pflicht und zu den Formaten steht im Ratgeber E-Rechnung.

Kundennachrichten gleich mit

„Schreib Herrn Müller, dass das Angebot fertig ist“ wird zur fertigen E-Mail. Verschickt wird sie erst nach Ihrer Freigabe. Über das Kundenportal sehen Ihre Kunden freigegebene Belege hinter einem geschützten Link und können Angebote dort online annehmen oder ablehnen.

Häufige Fragen

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